Privacy

Privacyverklaring ODRU

Datum: april 2012

Contactgegevens

De Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU), gevestigd aan Archimedeslaan 6, 3584 BA Utrecht, is Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

www.odru.nl
Archimedeslaan 6
3584 BA Utrecht
088-0225000
KvK 55523544

Functionaris Gegevensbescherming

Babette Behrens-Benne is de Functionaris Gegevensbescherming van de ODRU. Zij is te bereiken via privacy@odru.nl.

Achtergrond

De ODRU (ODRU) ondersteunt 15 gemeenten en andere overheden in de regio Midden-Nederland bij de uitvoering van milieu- en omgevingstaken. Dat doen we met een breed scala aan producten en diensten op het terrein van onder andere bodem, bouw- en woningtoezicht, vergunningen en meldingen, geluid en lucht, klimaat, energie en duurzaamheid, natuur- en milieueducatie, ruimtelijke ordening en toezicht en handhaving. We combineren een klantgerichte, ondernemende werkwijze met vakinhoudelijke expertise en inzicht in het politiek-bestuurlijke speelveld.

De ODRU verwerkt persoonsgegevens van inwoners en bedrijven* in haar werkgebied. De regels over het beschermen van jouw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. De ODRU handelt binnen de kaders van de wet.

* Gegevens over bedrijven zijn onder de AVG niet altijd persoonsgegevens. Er is in het geval van een bedrijf wel sprake van een persoonsgegeven als de gegevens herleidbaar zijn naar een persoon, zoals bij een eenmanszaak of indien het gegevens betreffende een individuele bestuurder zijn.

Persoonsgegevens die wij verwerken

De ODRU verwerkt persoonsgegevens van inwoners en bedrijven in haar werkgebied. Persoonsgegevens worden verwerkt doordat je als inwoner of bedrijf gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze persoonsgegevens zelf aan ons verstrekt. Ook vraagt de ODRU in een aantal gevallen voor het kunnen uitvoeren van haar wettelijke taken persoonsgegevens op bij (wettelijke) instanties.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken van bedrijven.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken van inwoners.

Doel gegevensverwerking

De ODRU verwerkt persoonsgegevens van bedrijven voor de volgende doelen:

De ODRU verwerkt persoonsgegevens van inwoners voor de volgende doelen:

Grondslagen

Om uw persoonsgegevens rechtmatig te mogen verwerken, moet er een grondslag onder de AVG zijn voor gegevensverwerking. De ODRU heeft de volgende grondslagen voor gegevensverwerking:

1. Uitvoeren van een wettelijke taak
   De ODRU voert namens haar Opdrachtgever (gemeenten) wettelijke omgevings- en milieutaken uit. Hiervoor is het noodzakelijk dat zij bovengenoemde gegevens verwerkt om haar taak efficiënt en effectief uit te kunnen voeren.
   
2. Toestemming
   De ODRU gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief de grondslag ‘toestemming’. Wanneer je lid wil worden van onze nieuwsbrief, vul je jouw e-mailadres in en geef je aan of je toestemming geeft door dit actief aan te vinken. Deze toestemming bewaart de ODRU ter registratie. Onderaan onze nieuwsbrief staat de mogelijkheid om te allen tijde je toestemming weer in te trekken.
   
3. Gerechtvaardigd belang
   Het belang voor de ODRU om de genoemde persoonsgegevens te gebruiken om de website toegankelijk te kunnen maken wegen op tegen het risico voor de websitebezoeker. Dit risico is namelijk laag.

Bewaartermijn gegevens

De ODRU bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijke is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verwerkt of wanneer wet- en regelgeving dit niet langer meer vereist.

Onder elke nieuwsbrief staat een link waarmee je je direct kunt afmelden. Je zult dan geen nieuwsbrieven meer ontvangen en je persoonsgegevens worden per direct verwijderd uit de adressenlijst.

Opslaglocatie

De ODRU heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Aangezien de AVG van toepassing is binnen de EER, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

Delen van persoonsgegevens met derden

De ODRU deelt jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de taken en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld met haar opdrachtgevers (gemeenten) of met wettelijke instanties.

De ODRU zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling met derden binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat we afspraken maken met de derde partijen om te zorgen dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om je te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een Verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. De ODRU blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. In specifieke gevallen is de ODRU verplicht om op grond van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens te verstrekken aan inspectie instanties. Dit doen wij alleen indien deze wettelijke plicht bestaat, anders niet.

Cookies en vergelijkbare technieken

Meer informatie over cookies en vergelijkbare technieken op odru.nl vind je op de pagina Cookies.

De cookies die wij voor onze website gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

De cookies die wij gebruiken voor onze nieuwsbrief gebruiken wij voor het analyseren van de nieuwsbrieven. Gegevens die wij analyseren zijn bijvoorbeeld hoe vaak de nieuwsbrief wordt geopend of op welk artikel het meeste wordt geklikt. Dit is allemaal anoniem.

Uw privacyrechten

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door de ODRU en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens waarover wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van jouw toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar privacy@odru.nl. We reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen 4 weken, op jouw verzoek.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van jouw privacy. Zonder kopie ID kunnen we uw verzoek niet in behandeling nemen. Nadat wij je identiteit gecontroleerd hebben, vernietigen we jouw kopie ID.

Beveiliging

De ODRU neemt de bescherming van jouw gegevens serieus. Wij nemen passende (technische en organisatorische) maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. We gebruiken een beveiligd e-mail tooling voor het versturen van gevoelige informatie en het voorkomen en beoordelen van datalekken*.

Wij zorgen ervoor dat, indien we uw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals onze Verwerkers doorsturen, deze organisaties een zelfde beveiligingsniveau aanhouden. Mocht je nog vragen hebben, een klacht hebben of een opmerking hebben, dan kun je contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via privacy@odru.nl

* Voor het veilig versturen is het noodzakelijk dat we inzicht hebben of de gevoelige informatie goed is aangekomen en gelezen door de ontvanger. Als een bericht of bijlage naar de verkeerde persoon is gestuurd, moet de verzender inzicht hebben of data gelezen is en de betreffende data kunnen terugtrekken (en zo een datalek mogelijk voorkomen). Daarom is het verzamelen van de leesstatus uitsluitend in het kader van informatiebeveiliging een gerechtvaardigd belang en proportioneel onder de AVG.

Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ook al doen wij er alles aan om jouw privacy te waarborgen, kan het voorkomen dat je niet tevreden bent met de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens. De ODRU wil je er op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de nationale toezichthouder.